Im Rahmen eines Projekts mit der STRABAG SE machten sich die Studierenden des Master Studiengangs Digital Business Communications Gedanken über den komplexen und nicht immer effizienten Prozess der Geschäftsberichterstellung und -veröffentlichung. Wie kommt ein State of the Art Geschäftsbericht idealerweise zustande? Wir haben eine Antwort. Klicken Sie sich durch!
Rahmenbedingungen der Geschäftsberichterstellung
Bevor inhaltliche Entscheidungen getroffen werden, sollten die Zielgruppen des Geschäftsberichts definiert sein. Eine Studie von Mittelbach-Hörmannseder & Barrantes aus dem Jahr 2021 gibt Aufschluss über die größten Leser*innengruppen. Mitarbeiter*innen seinen demnach mit 25,25% die größte Zielgruppe von Geschäftsberichten, gefolgt von Analyst*innen (17,17%), Bewerber*innen und Studierenden (14,14%) und Privataktionär*innen (12,12%). Zusätzlich sollten sich die Unternehmen bewusst sein, dass es noch viele weitere an Geschäftsberichten interessierte Stakeholder gibt, die sich in wesentlich kleinere Gruppierungen aufteilen (31,31%).
Die Studierenden warfen auch einen Blick auf die Geschäftsberichtsformate der österreichischen und deutschen Berichtlandschaft. PDF-Berichte dominieren den Markt und fast alle Unternehmen nutzen soziale Medien zur Verbreitung der Berichtsinhalte (91%). Online-Berichte (45%), vor allem vollständige HTML-Berichte (18%), werden im Jahr 2021 von weniger als der Hälfte der ATX und DAX notierten Unternehmen verwendet.
8 Schritte für eine erfolgreiche Veröffentlichung
Der Geschäftsberichtprozess beginnt mit der Planungsphase in der Aufgabenbereiche definiert, Verantwortlichkeiten zugeordnet, Zeitpläne festgelegt und inhaltliche Schwerpunkte gesetzt werden.
Schon früh kann an den nicht-finanziellen Texten geschrieben werden. Zu berücksichtigen sind hier die gesetzlichen Vorgaben des NaDiVeG. Es kann sich lohnen Nachhaltigkeitsberichte in verschiedenen, zielgruppengerechten Formaten zu veröffentlichen, aufgrund des steigenden Informationsbedürfnis der Stakeholder. Üblich ist hier die Veröffentlichung eines ausführlichen PDF-Berichts, aber auch Broschüren, Factbooks oder Magazine bieten sich an.
Regelmäßige Zwischenprüfungen und Feedbackschleifen sollten schon in der Planung miteinberechnet werden. Zur Abstimmung bei der Geschäftsberichterstellung können Sharing-Dokumente genutzt werden. Das vereinfacht die Kommunikation und verhindert, dass mehrere Versionen des Geschäftsberichts entstehen (Greutter, 2021, o.S.).
Bei der Zusammenstellung der Kennzahlen und des Lageberichts sollten neben den gesetzlichen Vorschriften auch die Ziele und Werte des Unternehmens berücksichtigt werden. Bei der Aufbereitung muss auf eine für alle Zielgruppen verständliche Darstellung geachtet werden. Hier können auch Abbildungen, Grafiken und Bilder eingesetzt werden.
Die Zusammenstellung der Teilbereiche eines Geschäftsberichts in eine Gesamtversion kann herausfordernd sein. Durch flüssige Übergänge und einen stringenten roten Faden, der sich durch den gesamten Bericht zieht, entsteht ein einheitliches Endergebnis. Komplexität sollte dabei vermieden werden, indem sich die Inhalte auf das Wesentliche konzentrieren und Füllwörter gestrichen werden.
Bei der Endabstimmung und -prüfung gilt es die gesetzten Deadlines einzuhalten. Diese Phase kann reibungslos verlaufen, wenn im Planungsprozess Pufferzeiten einberechnet und an den Feedbackschleifen verschiedene Personengruppen (z.B. Geschäftsführung, Wirtschaftsprüfer) beteiligt wurden. Anschließend muss der Bericht veröffentlicht werden. Aufmerksamkeit bei den Stakeholdern kann über Push-Reporting insbesondere auf LinkedIn und Twitter generiert werden. Der letzte Prozessschritt findet nach der Veröffentlichung statt. In einer ausgearbeiteten Kommunikationsstrategie können die Inhalte des Geschäftsberichts genutzt werden, um soziale Medien zu bespielen.
Erfolgreiches Projekt mit der STRABAG SE
Neben dieser ausführlichen Erläuterung zu den Prozessen der Geschäftsberichtentwicklung brachte das Projekt mit der STRABAG SE auch Konzepte für eine Neugestaltung der IR-Webseite, einen AR-Geschäftsbericht und ein interaktives Video hervor. Das Ziel war die Entwicklung einer Reporting-Strategie mit innovativen Ideen und realistischen Umsetzungsvorschlägen. Den Nachbericht zu dem Projekt finden Sie hier.
Quellen:
Barrantes, E. and Mittelbach-Hörmanseder (2021): Who actually reads annual reports?
Greutter, U. (2021): Tipps und Tricks für die kommende Geschäftsberichtssaison, CIRA Adventskalender.
Bildquelle: © Miguel Á. Padriñán
